Idee, Grobkonzept, Rückwärtsplanung, Feinkonzept: welche Fragen Sie vor Ihrer Roadshow klären und wie Sie Showtruck und Anbieter auswählen.
Inhalt
Eine gute Roadshow-Idee begeistert. Sie holt die Zielgruppen, die Partner und das eigene Unternehmen im Wortsinn ab. Mit ihr ist die Grundlage gelegt, auf der die Planung aller logistischen und operativen Rahmenbedingungen aufbaut. Wie aus der Idee eine verlässliche Roadshow-Planung wird, zeigt diese Checkliste.
Ob Produktvorstellung, Schulung, Training oder Promotion, ob wenige Monate oder ein Jahr und länger: Am Anfang jeder Roadshow steht eine zündende Idee.
Dabei hilft es, die Sicht der künftigen Gäste einzunehmen. Was muss geboten werden, damit sie nach der Veranstaltung positiv davon erzählen? Womit lässt sich Begeisterung wecken? Je besser die Idee aus Sicht des Publikums und unter den gegebenen Rahmenbedingungen funktioniert, desto nachhaltiger ist der Erfolg der Roadshow.
Warum eine Roadshow?
Eine Roadshow macht unabhängig von festen Messeterminen und unflexiblen Locations. Neuheiten lassen sich den Abnehmern dort und dann zeigen, wo es passt. Ein Showtruck ist dafür die passende Plattform:
- Er ist ein flexibler Treffpunkt für Kunden, Interessenten und Partner, an keinen Ort und keinen Termin gebunden.
- Als Raum auf Rädern ist er in kurzer Zeit nach Maß eingerichtet.
- Als mobiler Showroom ist er eine einfache und vielseitige Form der Live-Kommunikation.
Wer die folgenden Punkte in der Vorbereitung gründlich klärt, schafft die Voraussetzung für einen starken Auftritt.
Das Grobkonzept
Steht die Idee, folgt das Grobkonzept. Darin werden alle wichtigen logistischen und operativen Rahmenbedingungen geklärt. Die Kernfragen lauten:
- Mit wie vielen Aktionen lassen sich die Ziele sicher erreichen?
- In welchem Zeitraum sollen die Ziele erreicht werden?
- Wie sollen die einzelnen Events ablaufen, mit wie vielen Teilnehmern ist zu rechnen und wie verteilen sie sich über Woche und Tag?
- Auf welchen Plätzen, öffentlich oder privat, mit welcher Fläche und welchen Zufahrten soll die Roadshow stattfinden?
- Mit welcher Fahrzeuggröße lassen sich die Ziele unter diesen Bedingungen am besten erreichen?
Ziele, logistische Rahmenbedingungen und der daraus abgeleitete Fahrzeugbedarf sollten klar festgelegt sein. Das ist das A und O für das spätere Feinkonzept.
Je mehr Vorlauf für Recherche, Kreation und Administration bleibt, desto gründlicher lässt sich die Maßnahme planen. Rechnen Sie mit etwa drei Monaten, auch für die Abstimmung beim Auftraggeber.
Die Rückwärtsplanung
Mit genügend Vorlauf lässt sich die Rückwärtsplanung in Ruhe erstellen. Steht der Starttermin fest, zeigt ein sogenannter T-Plan die wichtigsten Planungsschritte, vom Start aus rückwärts gerechnet.
Es lohnt sich, den Start mit einem Anlass zu verknüpfen, der der Roadshow besondere Aufmerksamkeit bringt. So werden Zielpublikum und wichtige Marktbegleiter schon im Vorfeld aufmerksam.
Das Feinkonzept und die Wahl des Showtrucks
Mit der Rückwärtsplanung in der Hand geht es an das Feinkonzept. Hier fällt die Wahl des Showtrucks, und Sie entwickeln ein Gefühl für den Raum. Zu einem starken Auftritt gehört ein Fahrzeug, das zum Unternehmen und zur Aktion passt.
Vorrang hat, früh eine kleine Auswahl an Anbietern und Fahrzeugmodellen festzulegen. Dabei sind diese Fragen zu beantworten:
- Was muss das Infomobil oder der Showtruck technisch und funktional leisten?
- Wie schnell ist das Fahrzeug vor Ort einsatzbereit?
- Welcher Partner soll mit welcher Fahrzeuglösung für den Erfolg der Roadshow sorgen?
- Ab wann steht das gewünschte Fahrzeugmodell für Innenausbau und Branding zur Verfügung, damit der Starttermin zu halten ist?
Es gibt nicht viele Anbieter hochwertiger Showtrucks mit passendem Leistungsprofil. Die Entscheidung sollte trotzdem sorgfältig fallen, denn von ihr hängt der Erfolg des Projekts ab.
Den passenden Anbieter finden
Prüfen Sie die Anbieter gründlich, auch auf ihre finanzielle Stabilität. Und machen Sie sich vor Ort ein eigenes Bild vom Anbieter und seinen Fahrzeuglösungen.
Die richtige Fahrzeuggröße wählen
Ein Showtruck lässt sich nicht eins zu eins mit einem Messestand vergleichen. Er muss das passende Ambiente, die richtige Raumgröße und alle nötigen technischen Möglichkeiten bieten. Außerdem sollte er sich einfach auf- und abbauen und bewegen lassen, im besten Fall von einer einzigen Person, dem Truckmanager. Klären Sie deshalb bei der Auswahl alle Fragen zur praktischen Handhabung, vom Transfer bis zum Auf- und Abbau.
Den Raum live erleben
Besuchen Sie die Anbieter in der engeren Wahl, bevor Sie den Auftrag vergeben. Sehen Sie sich Fahrzeuge und Werkstätten an und lassen Sie sich Referenzen zeigen. Ein Raumgefühl, das Sie vor Ort gewonnen haben, lässt sich durch nichts ersetzen.
Für einen überzeugenden Auftritt muss im Hintergrund alles zusammenspielen: die Fahrzeuglösung, die Gestaltung innen und außen und die gesamte Logistik.
